1-      ورود كتب المجلس الاعلى للجامعات متطلبا ترشيح أعضاء هيئة تدريس للسفر للخارج تنفيذا لبنود الاتفاقيات الدولية.

2-      يتم إعداد مذكرة للعرض على السيد الاستاذ نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا و السيد الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة  للترشيح على تلك البنود

        في ضوء قرار لجنة العلاقات الثقافية بالمجلس الأعلى للجامعات  والتي قررت " أن يكون ترشيح أعضاء هيئة التدريس العاملين بالجامعة للبرامج

        التنفيذية بكافة محالاتها أو مواد تبادل زيارات يراعي أن يكون المرشح من شباب أعضاء هيئة التدريس .

3-      يتم ابلاغ المجلس الاعلى للجامعات بترشيحات الجامعة مرفقا بها السيرة الذاتية للسادة المرشحين.

4-      يتم عمل خطاب للكلية التابع لها السيد عضو هيئة التدريس الذي تم ترشيحه لابلاغها بترشيح الجامعة له.

5-      يتم إبلاغ الكلية بنتائج الترشيحات بعد ورودها من المجلس الاعلى للجامعات.

6-      بعد اختيار المرشحين للسفر على البنود المذكورة تم موافقة الجامعة على السفر بعد تحديد الموعد والموافقة  عليه من قبل الجانب المضيف والذي

         يتم عن طريق القنوات الدبلوماسية بين البلدين .

7-      بعد صدور القرار الوزاري يتم تسجيل القرار الوزاري وابلاغ السيد العضو به واخطاره بكافة التعليمات الخاصة بالسفر .

تتم التسوية المالية اللازمة بموجب المستندات اللازمة بعد عودة عضو هيئة التدريس .