1- ورود كتب المجلس الاعلى للجامعات متطلبا ترشيح أعضاء هيئة تدريس للسفر للخارج تنفيذا لبنود الاتفاقيات الدولية.
2- يتم إعداد مذكرة للعرض على السيد الاستاذ نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا و السيد الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة للترشيح على تلك البنود
في ضوء قرار لجنة العلاقات الثقافية بالمجلس الأعلى للجامعات والتي قررت " أن يكون ترشيح أعضاء هيئة التدريس العاملين بالجامعة للبرامج
التنفيذية بكافة محالاتها أو مواد تبادل زيارات يراعي أن يكون المرشح من شباب أعضاء هيئة التدريس .
3- يتم ابلاغ المجلس الاعلى للجامعات بترشيحات الجامعة مرفقا بها السيرة الذاتية للسادة المرشحين.
4- يتم عمل خطاب للكلية التابع لها السيد عضو هيئة التدريس الذي تم ترشيحه لابلاغها بترشيح الجامعة له.
5- يتم إبلاغ الكلية بنتائج الترشيحات بعد ورودها من المجلس الاعلى للجامعات.
6- بعد اختيار المرشحين للسفر على البنود المذكورة تم موافقة الجامعة على السفر بعد تحديد الموعد والموافقة عليه من قبل الجانب المضيف والذي
يتم عن طريق القنوات الدبلوماسية بين البلدين .
7- بعد صدور القرار الوزاري يتم تسجيل القرار الوزاري وابلاغ السيد العضو به واخطاره بكافة التعليمات الخاصة بالسفر .
تتم التسوية المالية اللازمة بموجب المستندات اللازمة بعد عودة عضو هيئة التدريس .